Autor: Agata Kłodzińska, specjalista ds. ochrony danych, ODO 24. Aplikant adwokacki. W ODO 24 zajmuje się przeprowadzaniem audytów, tworzeniem dokumentacji ochrony danych oraz bieżącym doradztwem z zakresu danych osobowych. Audytor wiodący ISO/IEC 27001.

Trzy możliwe scenariusze i dwa różne plany działania

Sprawa związana z Brexitem może mieć trzy możliwe rozwiązania. Najmniej prawdopodobne, czyli przeprowadzenie kolejnego referendum na Wyspach ws. wyjścia z UE – i jednak pozostanie Wielkiej Brytanii w UE, oraz dwa wielce realne, tj. twardy Brexit skutkujący zmianą statusu Wielkiej Brytanii na tzw. państwo trzecie albo wznowienie negocjacji na linii Londyn-Bruksela i wypracowanie rozsądnej alternatywy dla przygotowywanej do tej pory umowy wyjścia z UE.

1. Bezumowny Brexit a dalszy transfer danych osobowych

Wątpliwości nie ulega fakt, iż na skutek najnowszych wydarzeń twardy Brexit stał się bardziej prawdopodobny, niż ktokolwiek mógłby przypuszczać, przy czym jego urzeczywistnienie może okazać się katastrofalne w skutkach. Kraje UE, w których obowiązuje jednolite prawo ochrony danych osobowych, transferują dane między sobą bez konieczności uwzględniania granic państwowych. Brexit w tym scenariuszu miałby to zmienić – Wielka Brytania stałaby się „państwem trzecim” w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) i tym samym zostałaby zrównana w tym względzie z chociażby Kazachstanem czy Peru, co z dnia na dzień obwarowałoby transfer danych do Wielkiej Brytanii dodatkowymi, często bardzo problematycznymi warunkami, które musieliby spełnić administratorzy danych.

Mowa tu przede wszystkim o konieczności uzyskania jednej z podstaw legalizujących przekazanie danych do państwa trzeciego, o których stanowi rozdział V RODO. Każdy kontrahent, usługodawca czy spółka z grupy kapitałowej, w której skład wchodzi podmiot mający siedzibę na terenie Wielkiej Brytanii, aby móc przekazać dane do brytyjskiego podmiotu zobligowany będzie przykładowo do zawarcia z nim porozumienia zawierającego standardowe klauzule umowne czy do przyjęcia wiążących reguł korporacyjnych – jeśli do przekazań danych dochodziłoby w ramach grupy przedsiębiorstw (art. 46 ust 2 RODO). Oprócz zapewnienia podstawy legalizującej samo przekazywanie danych, po stronie administratorów danych leżałaby też odpowiednia modyfikacja przygotowanej przez nich dokumentacji ochrony danych osobowych, w szczególności w zakresie klauzul informacyjnych i rejestrów czynności przetwarzania. Oznaczałoby to znaczne utrudnienie (w tym z pewnością dodatkowe koszty) dla europejskich organizacji, które działają na rynku brytyjskim.

• Wypracowanie nowego porozumienia ws. Brexitu

Wszyscy jednak po cichu liczą, że mimo odrzucenia dotychczasowych ustaleń dot. wyjścia Wielkiej Brytanii z Unii, brytyjski rząd dojdzie do porozumienia z Brukselą i wspólnie wypracują nową umowę, która złagodzi skutki tego wydarzenia bez precedensu w historii Unii Europejskiej. Odpowiednie postanowienia umowne umożliwiłyby zachowanie niezakłóconego przepływu danych między Wielką Brytanią a Unią, a dobra wola obu stron pozwoliłaby – tak jak było to początkowo planowane – uchwalić Wielkiej Brytanii prawo kompatybilne z unijnym prawem ochrony danych osobowych, w tym przede wszystkim z RODO. Ponadto dotychczasowe ustalenia zakładały, że transfer danych do Wielkiej Brytanii przez co najmniej dwa lata po Brexicie będzie odbywał się na dotychczasowych zasadach, dając tym samym czas Komisji Europejskiej na przeprowadzenie procedury, wskutek której Wielka Brytania mogłaby zostać uznana za kraj wobec którego stwierdzono odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO). Takie rozwiązanie byłoby zdecydowanie najkorzystniejsze i dla państw członkowskich UE, i brytyjskich organizacji.

Co to oznacza dla polskich przedsiębiorców?

Na tę chwilę w dalszym ciągu oficjalnym pozostaje wyjście Wielkiej Brytanii z Unii, zaplanowane na dzień 30 marca 2019 roku. Zanim poznamy dalszy los Brexitu, przedsiębiorcy muszą działać szybko i w ciągu najbliższych dwóch tygodni powinni zidentyfikować dane osobowe przesyłane do brytyjskich organizacji i podjąć decyzję co do dalszego transferu danych w przypadku nastąpienia bezumownego Brexitu – a jeśli okaże się ona pozytywna – podjąć działania mające na celu zapewnienie podstaw prawnych przekazywania danych do państwa trzeciego i odpowiednie zmodyfikowanie dokumentacji ochrony danych osobowych. Nie zapominajmy, że zgodnie z art. 83 ust. 5 RODO naruszenie przepisów związanych z przekazywaniem danych osobowych do państw trzecich obwarowane jest administracyjną karą pieniężną sięgającą maksymalnie 20 mln euro (lub 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa).

PR

The post Biblioteka ekspertek. Brexit a RODO – odrzucenie umowy o wyjściu Wielkiej Brytanii z UE równoznaczne z twardym Brexitem i paraliżem przepływu danych osobowych na Wyspy? appeared first on Klub Marka Jest Kobietą - międzynarodowa społeczność, osobiste relacje, siła współpracy, networking.

Pracownicy przeważnie nie lubią zmian – i to nawet wtedy, jeśli mają one usprawnić organizację i w konsekwencji ułatwić ich pracę. Ten wewnętrzny opór przed tym co nowe i nieznane wynika wprost z ludzkiej natury. Oto bowiem znów musimy nauczyć się czegoś nowego, dostosować się, wyjść poza strefę komfortu. A tego przeważnie nie lubimy, o ile nie jesteśmy naprawdę przekonani, że nowy cel faktycznie wart jest zwiększonego wysiłku.

I tutaj dochodzimy do sedna – aby zmiany mogły zostać wprowadzone z sukcesem, niezwykle istotna jest zarówno właściwa komunikacja, jak i odpowiedni sposób przeprowadzenia procesu zmian. Nawet najdoskonalszy projekt okaże się bezużyteczny, jeśli będzie mu towarzyszył opór ze strony osób, które mają go zrealizować.

Kiedy zmiana jest strategiczna?

Kiedy przedsiębiorstwo wprowadza zupełnie nową strategię biznesową, wówczas z całą pewnością możemy mówić o strategicznej zmianie. Ale ze zmianą o charakterze strategicznym mamy do czynienia także w wielu innych sytuacjach.

Właściwie zawsze, gdy wdrażane są nowe procesy, zmiany organizacyjne lub wyznaczane są nowe kierunki działania – mamy do czynienia z nowymi wyzwaniami o charakterze strategicznym, a ich efekty będą uzależnione od zaangażowania poszczególnych pracowników.

Najtrudniejsze będą zapewne zmiany związane z przejęciami, fuzjami, czy restrukturyzacjami, warto jednak mieć świadomość, że nie tylko tak radykalne procesy wymagają zwrócenia dużej uwagi na sposób, w jaki zostaną przedstawione pracownikom.

– Zmiana strategiczna wymaga przetłumaczenia strategii wyznaczonej przez zarząd na język, który będzie zrozumiały dla wszystkich pracowników – mówi Iwona Wencel, prezes firmy doradczej WNCL. – Pokazując korzyści z przeprowadzanych zmian na przyszłość, wyzwalamy zaangażowanie, a następnie z większą łatwością wdrażamy nową strategię. A każdy prawidłowo zrealizowany etap udowadnia pracownikom, że „nie taki diabeł straszny, jak go malują” – podkreśla.

Zmiany krok po kroku

Tłumaczenie strategii na język pracowników wymaga do pewnego stopnia rozłożenia jej na części pierwsze. Zmiany powinny zostać podzielone na poszczególne etapy, etapy zaś na kroki odpowiadające poszczególnym działaniom. Niezwykle istotne jest także wpisanie poszczególnych zmian w harmonogram, a więc określenie, kiedy określone etapy powinny zostać zrealizowane. To właśnie konsekwencja okazuje się najważniejszym kluczem do sukcesu. Ale nie jedynym!

Druga ważna sprawa to komunikacja, a z tą bywa trudno. Przede wszystkim osoby odpowiedzialne za wdrażanie zmian strategicznych w poszczególnych działach muszą mieć przychylność i wsparcie zarządu. Z jednej strony chodzi o to, aby sami menedżerowie czuli się pewniej wiedząc, że działają przy pełnej aprobacie zarządu i w razie problemów mogą liczyć na odpowiednią pomoc. Z drugiej – ważny jest wyraźny sygnał dla pracowników, że wprowadzane zmiany nie są „wymysłem” jednego menedżera, ale stanowią efekt uzgodnionych na najwyższym szczeblu i dobrze przemyślanych rozwiązań.

Im poważniejsze są zmiany, tym bardziej potrzebna jest wizja, z którą pracownicy będą mogli się utożsamić. Dobrze więc, jeśli ambasadorem zmian będzie charyzmatyczny lider, który wyjaśni sens zmian i sprawi, że pracownicy zaangażują się w osiąganie nowych celów.

Nie do uniknięcia są jednak obiekcje części pracowników i nimi również należy się zająć. Po pierwsze – ważne, aby mogły one w ogóle wybrzmieć, a więc aby zostały wypowiedziane na głos. Po drugie – istotne, aby zostały potraktowane poważnie, tak aby antagoniści nie poczuli się zignorowani. Liderzy zmian powinni pochylić się nad zgłaszanymi wątpliwościami i przedyskutować je z pracownikami, wykazując przy tym otwartość na rozmaite argumenty.

Jeśli tego zabraknie, istnieje duże ryzyko, że wdrażanie strategii będzie oddolnie hamowane przez nieprzekonane osoby. Wpływ „hamulcowych” poznać możemy np. po pojawiających się, ale nieuzasadnionych opóźnieniach, czy też po pogarszającej się atmosferze w zespole pracowników. Gdy pracownicy nie są przekonani do wprowadzanych zmian, nie dostrzeżemy u nich entuzjazmu, a zamiast niego często będziemy mieli do czynienia z tzw. biernym oporem. To sygnały, że nie wszystkie wątpliwości zostały wyjaśnione lub że zmiany są wprowadzane za szybko.

Pamiętajmy, że powodzenie zmian wymaga autentycznego zaangażowania pracowników, a więc to od tego, na ile staną się oni ambasadorami nowej strategii, będzie zależała w dużym stopniu jej skuteczność.

Samodzielnie lub z pomocą

Przedsiębiorstwa nie zawsze są w stanie przeprowadzić pożądane zmiany własnymi siłami. Szczególnie wtedy, gdy zmiany strategiczne dotyczą dużej firmy oraz szczególnie skomplikowanych procesów (np. fuzji czy też nowej struktury organizacyjnej), samodzielne przeprowadzanie całego procesu wiąże się z dużym ryzykiem. Bezpieczniej w takiej sytuacji zdecydować się na pomoc firmy zewnętrznej, wyspecjalizowanej w przeprowadzaniu zmian strategicznych. Jak może przebiegać taka współpraca?

– Na okres około 6 miesięcy wcielamy się w rolę Lidera Projektu Zmiany, często prowadząc Zespół Projektowy. Pracujemy wspólnie, łącząc naszą wiedzę z wiedzą członków zespołu na temat firmy. Wszystkie działania wspieramy skuteczną kampanią komunikacyjną – mówi Iwona Wencel.

Dzięki wspólnej pracy zewnętrznych i wewnętrznych ekspertów cały proces przeprowadzania zmian (od definiowania potrzeb, przez planowanie i wdrażanie zmian) odbywa się skuteczniej, a często też szybciej.

Taka współpraca opiera się na dostarczaniu pracownikom tzw. „quick wins” – szybkich rozwiązań, które pokazują, że nawet w dużych organizacjach da się działać sprawnie, elastycznie i skutecznie. Kiedy pracownicy uświadamiają sobie, jak korzystne są proponowane usprawnienia, wzrasta ich wiara w sens nowej strategii. A – jak już wspomnieliśmy – większe zaangażowanie pracowników, to w konsekwencji większe sukcesy całego przedsiębiorstwa.

PR

The post Biblioteka ekspertek. Jak przeprowadzić strategiczne zmiany w firmie? Iwona Wencel, prezes firmy doradczej WNCL appeared first on Klub Marka Jest Kobietą - międzynarodowa społeczność, osobiste relacje, siła współpracy, networking.

Pierwszym obszarem mającym spory wpływ na HR jest rozwój technologii. Zwiększona automatyzacja poprawia skuteczność procesu rekrutacyjnego i pozwala na bardziej trafny wybór pracownika. Duży wkład w branże HR mają także social media. Z punktu widzenia pracodawcy czy osoby rekrutującej to skarbnica wiedzy, ale też alternatywne miejsce, jeżeli chodzi o poszukiwanie potencjalnych pracowników. Tu w moim przekonaniu już następuje duża zmiana, jeżeli chodzi o headhunting. Zwiększona automatyzacja wpływa też na system wynagradzania pracowników i rozwiązania motywacyjne. Dzięki informatycznym technikom i aplikacjom zdecydowanie łatwiej pozyskać informacje z rynku względem obowiązujących trendów w tych aspektach. Dostrzegam również zmiany, które bywają problematyczne. Chodzi głównie o nowe przepisy dotyczące RODO. Utrudniają one, a czasem wręcz uniemożliwiają zbieranie referencji i ich weryfikację u poprzednich pracodawców. Przepisy wprowadzone po 25 maja generują również więcej tzw. pracy papierkowej, której i tak w branży HR nie brakuje. Wszystkie te zmiany wymagają od osób pracujących w branży HR dużych kompetencji i znajomości środowiska w jakim pracują. Stwarza to konieczność ciągłej nauki, bycia na bieżąco z licznymi zmianami w prawie.

Kolejna kwestia jaka warto poruszyć w kontekście zmian w branży HR jest sprawa niedoboru pracowników.

Według różnych badań, w Polsce brakuje ponad 120 tys. pracowników, a nawet ok. 60% pracodawców ma problem ze znalezieniem osoby z odpowiednimi kwalifikacjami. Jeżeli chodzi o pracowników z Ukrainy, niestabilna sytuacja w ich kraju zachęca do wyjazdu w poszukiwaniu pracy. Naturalnym celem jest sąsiadująca Polska. Warto też zauważyć co dzieje się z tymi, którzy już pracują w naszym kraju. Ci, którzy sami przyjechali do Polski w poszukiwaniu pracy, coraz częściej deklarują chęć wyjazdu dalej na Zachód – do Niemiec czy Anglii. W pewnym momencie zaplecze pracowników z Ukrainy może się wyczerpać, już pojawiają się pierwsze oznaki tego zjawiska. Pracodawcy w związku z tym sięgają po siłę roboczą z dalszych rynków, Gruzji, czy nawet Azji.  Tu jednak problemem są wysokie koszty sprowadzenia takiego pracownika, dużo większa bariera językowa, a czasem również kulturowa.

Ograniczona liczba pracowników to jeden z powodów podwyżek.

Pracodawca w ten sposób zachęca nowe osoby i stara się zatrzymać te już pracujące. Jeżeli chodzi o wzrost wynagrodzeń warto poruszyć dwie kwestie. Po pierwsze od 1 stycznia wzrasta płaca minimalna i minimalna stawka godzinowa. To odpowiednio 2225 zł i 14,70 zł brutto. Jeżeli chodzi o deklaracje pracodawców, owszem planują podwyżki, jednak nie w tak dynamicznym stopniu.

Według raportu Korn Ferry Hay Group (KFHG) 2018 roku pensje podwyższało około 96% pracodawców, w przyszłym deklaruje je 93%.  Dla coraz większej liczby pracowników wszelkiego rodzaju benefity są równie ważne co samo wynagrodzenie. W moim przekonaniu to dodatek, na który pracodawcy powinni zwrócić uwagę chcąc przyciągać do siebie wykfalifikowanych pracowników. Może być to dobra alternatywa dla podwyżek.

PR

The post Biblioteka ekspertek. Jakie zmiany w branży HR? Karolina Serwańska, Polski HR appeared first on Klub Marka Jest Kobietą - międzynarodowa społeczność, osobiste relacje, siła współpracy, networking.